С 1 сентября 2026 года оформление электронных перевозочных документов становится обязательным. Это требование Федерального закона № 140‑ФЗ от 07.06.2025, который вносит изменения в закон о транспортно‑экспедиционной деятельности и отдельные законодательные акты.
Что именно закрепляет 140‑ФЗ: Закон не просто разрешает, а прямо обязывает участников перевозок формировать и направлять электронные перевозочные документы в государственную информационную систему.
Ключевые моменты:
- Обязательность ЭДО. Электронный документ с КЭП – это юридически значимый оригинал. Бумажная копия может использоваться внутри компании, но не заменяет электронный документ для подтверждения перевозки.
- Утверждённые форматы. Нельзя применять произвольные формы: документы должны соответствовать установленным форматам – это снижает риски при проверках и в спорах.
- Единый цифровой контур. Передача документов в госсистему обеспечивает прозрачность: можно отследить статус, кто и когда подписал, и подтвердить факт передачи.
- Распределение ролей. Закон уточняет, кто отвечает за создание, подписание и направление документа, что особенно важно при претензиях и судебных спорах.
Для МСП переход на ЭДО – это не только про соблюдение закона, но и про снижение операционных рисков:
- меньше потерь и ошибок, электронный документ нельзя «потерять в почте» или случайно испортить,
- быстрее согласования – подписание и передача занимают минуты, а не дни, проще отвечать на запросы: контролирующие органы могут запросить данные из системы, а бизнесу не нужно собирать бумажные копии
- чёткие правила: единые форматы и процессы снижают вероятность разночтений между сторонами.
Какие необходимо предпринять практические шаги для подготовки?
- Определите перечень документов. Чаще всего это транспортные накладные, заявки, акты, поручения экспедитору.
- Проверьте КЭП. У ответственных сотрудников должны быть действующие квалифицированные электронные подписи.
- Выберите оператора ЭДО. Ориентируйтесь на поддержку нужных форматов и наличие интеграции с госсистемой.
- Настройте процессы. Пропишите регламент: кто создаёт, кто проверяет, кто подписывает, в какие сроки.
- Протестируйте. Прогоните 3-5 перевозок в тестовом режиме, чтобы выявить узкие места.
- Обновите документы. В договорах закрепите обмен электронными документами и признание их юридической силы.
Какие могут возникнуть вопросы? Попробуем ответить на часто задаваемые вопросы:
1. Касается ли 140‑ФЗ малого бизнеса и ИП?
Да. Требования распространяются на всех участников перевозок и экспедиторов, включая небольшие компании и индивидуальных предпринимателей.
2. Можно ли использовать собственные формы документов?
Нет. Нужно применять утверждённые форматы электронных перевозочных документов.
3. Что будет, если не перейти на ЭДО?
За нарушение требований могут применяться меры в соответствии с действующим законодательством, включая административную ответственность.
4. Где искать точные требования и форматы?
Актуальные форматы, требования к передаче и разъяснения публикуются на официальных ресурсах Минтранса России, ФНС и на портале оператора госсистемы. (ссылка на сайт министерства https://mt.krasnodar.ru/napravleniya/avtomobilnyytransport/svedeniya-o-mestakh-raspolozheniya-parkovok-legkovogo-taksi , для ознакомления по размещению и оформлению аналогичной информации на сайте).
Предлагаем всем участникам товарооборота обеспечить соблюдение требований к изменениям в системе грузоперевозок.
